Τα επιστημονικά, επαγγελματικά και λοιπά συνέδρια διεξάγονται με υβριδικό τρόπο, δηλαδή θα υπάρχει παράλληλα

1. φυσική παρουσία προκαθορισμένου αριθμού συνέδρων στον χώρο του συνεδρίου, με όλους τους υγειονομικούς κανόνες που περιγράφονται στη συνέχεια
2. ταυτόχρονη διαδικτυακή μετάδοση (live streaming) για τους λοιπούς εγγεγραμμένους συνέδρους.

Σε περίπτωση που για επιδημιολογικούς λόγους επιβληθεί από την Πολιτεία απαγόρευση συνεδρίων με φυσική παρουσία, το συνέδριο δεν θα αναβάλλεται/ματαιώνεται αλλά πραγματοποιείται καθ’ ολοκληρία διαδικτυακά.

Πότε επιτρέπεται η φυσική παρουσία σε συνέδρια

- Ο διοργανωτής έχει την επιλογή να διοργανώσει εξ’ αρχής ένα συνέδριο αποκλειστικά μέσω διαδικτύου, χωρίς φυσική παρουσία.

- Δεν επιτρέπονται τα συνέδρια μόνο με φυσική παρουσία, χωρίς ταυτοχρόνη διαδικυακή μετάδοση

- Φυσική παρουσία επιτρέπεται μόνο σε Πανελλήνια, περιεφρειακή και τοπικά συνέδρια. Σε περίπτωση διεθνών συνεδρίων επιτρέπεται η φυσική παρουσία ξένων συνέδρων σύμφωνα με τις ταξιδιωτικές οδηγίες για τις διεθνείς μετακινήσεις. Επιτρέπεται η πρόσκληση περιορισμέουν αριθμού διακεκριμένων αλλοδαπών ομιλητών, όπου αυτό χρειάζεται.

Στη περίπτωση φυσικής παρουσίας συνέδρων από το εξωτερικό απαιτείται να είναι εμβολιασμένοι (πιστοποιητικό εμβολιασμού) ή να έχουν πραγματοποιήσει rapid test η μοριακό τεστ.

Οι αποστάσεις, η μάσκα και ο διαγνωστικός έλεγχος

Οι διργανωτές των συνεδρίων σε συνεργασία με επαγγελματίες υγείας φέρουν την ευθύνη της πραγματοποίησης σε όλους τους παρευρισκόμενους στο χώρο διεξαγωγής του συνεδρίου rapid test κατά την έναρξη του Συνεδρίου. Επιπλέον συνίσταται η πραγματοποίηση self test μετά το πέρας της 3ης ημέρας του Συνεδρίου

Ο αριθμός των συνέδρων με φυσική παρουσία περιορίζεται με βάση τη χωρητικότητα της αίθουσας του συνεδρίου τηρώντας τις αποστάσεις του 1,5 μέτρου προς όλες τις κατευθύνσεις, με μέγιστο αριθμό ατόμων στην αίθουσα (συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού) τα 50 άτομα, στην περίπτωση που το επιτρέπει το εμβαδόν της αίθουσας.

Η χρήση μάσκας είναι υποχρεωτική για όλους τους παρευρισκόμενους. Εναλλακτικά, ο ομιλητής μπορεί να μη φοράει μάσκα κατά τη διάρκεια της ομιλίας του, υπό τον όρο ότι στο podium υπάρχει plexiglass, το οποίο καθορίζεται και απολυμαίνεται μεταξύ 2 ομιλητών.

Εντός του συνεδριακού κέντρου ορίζεται συντονιστής για τη διαχείριση ενδεχόμενου κρούσματος COVID-19 Κοντά στην είσοδο του Συνεδριακού Κέντρου ορίζεται ειδικά διαμορφωμένος χώρος με παράθυρο, προκειμένου να αποτελέσει χώρο απομόνωσης των ενδεχόμενων κρουσμάτων, ο οποίος θα είναι εφοδιασμένος με υγειονομικό υλικό, όπως μάσκες, χαρτομάντηλα/ χειροπετσέτες, κλειστό ποδοκίνητο κάδο, νιπτήρα με υγρό σαπούνι. Η πόρτα του εν λόγω χώρου πρέπει να παραμένει διαρκώς κλειστή και η είσοδος πρέπει να περιορίζεται μόνο σε προσωπικό εκπαιδευμένο για την αντιμετώπιση ενδεχόμενων περιστατικών COVID-19

Οι διοργανωτές τηρούν κατάλογο με τα στοιχεία επικοινωνίας των εγγεγραμμένων στο Συνέδριο ώστε να χρησιμοποιηθεί σε περίπτωση ιχνηλάτησης επαφών επιβεβαιωμένου κρούσματος.