Τους κανόνες και τις διαδικασίες πραγματοποίησης διαδικτυακών και υβριδικών συνεδρίων προσδιορίζει εγκύκλιος του Προέδρου του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων (ΕΟΦ), η οποία έχει τεθεί σε διαβούλευση έως τις 12 Μαρτίου.

Χαμηλότερο κόστος, από την απουσία μετακινήσεων και εξόδων στον τόπο διεξαγωγής ενός συνεδρίου, αλλά και οι δυνατότητες πρόσβασης σε περισσότερους επιστήμονες υγείας, περιλαμβάνονται στα πλεονεκτήματα που έγιναν αντιληπτά κατά την πανδημία.

Στα είδη των επιστημονικών εκδηλώσεων, λοιπόν, περιγράφονται πλέον σαφώς και οι νέες μορφές, που μοιάζουν να εδραιώνονται όλο και περισσότερο και διεξάγονται:

1. Με φυσική παρουσία των συμμετεχόντων στον τόπο διεξαγωγής της επιστημονικής εκδήλωσης.

2. Διαδικτυακά με οπτικοακουστικά ή άλλα ηλεκτρονικά μέσα, χωρίς τη φυσική παρουσία του συμμετέχοντος στον τόπο διεξαγωγής.

3. Υβριδικά, δηλαδή συνδυασμός φυσικής παρουσίας και εξ αποστάσεως συμμετοχής

Οι βασικές αλλαγές

Η νέα εγκύκλιος εισάγει, μεταξύ άλλων, μειώσεις στο κόστος διαμονής και διατροφής των επιστημόνων υγείας (ΕΥ).

Ειδικότερα προβλέπεται ότι, το κόστος φιλοξενίας (διαμονή και διατροφή) των ΕΥ σε επιστημονικές εκδηλώσεις εσωτερικού θα μπορεί να ανέρχεται ημερησίως έως τα 200 ευρώ, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ και φόρου διαμονής.

Σήμερα, ο κανόνας που ισχύει προβλέπει κόστος φιλοξενίας που δεν υπερβαίνει ημερησίως τα 70 ευρώ για τη διατροφή (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ) και τα 150 ευρώ για τη διαμονή διαμονής (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ).

Αναδεικνύοντας το σκοπό διεξαγωγής αυτών των εκδηλώσεων, την εκπαίδευση των γιατρών, η νέα εγκύκλιος προβλέπει αύξηση της συμμετοχής των ειδικευόμενων γιατρών σε 20% από 10%. Θα πρέπει, δε, να είναι να είναι ειδικευόμενοι προτελευταίου και τελευταίου έτους ειδικότητας καθώς και ειδικευόμενοι που έχουν να παρουσιάσουν ερευνητική εργασία.

Σε ό,τι αφορά τη συμμετοχή ανά χορηγό εταιρεία σε επιστημονικές εκδηλώσεις του εξωτερικού, προβλέπεται:

• Για την Ευρώπη έως και δέκα (10) Ε.Υ. / επιστημονική εκδήλωση.
• Για την Β. Αμερική έως και πέντε (5) ΕΥ/ επιστημονική εκδήλωση.
• Για τον υπόλοιπο κόσμο έως και πέντε (5) ΕΥ/ επιστημονική εκδήλωση

Με τη νέα εγκύκλιο επιστρέφει και η απαγόρευση της διενέργειας συνεδρίων από τα μέσα Ιουλίου έως και το τέλος Αυγούστου κάθε έτους, η οποία είχε αρθεί το έτος 2020 και έκτοτε έμενε στον πάγο.

Οι χορηγίες

Η Εγκύκλιος επιβεβαιώνει, μεταξύ άλλων, τους ισχύοντες περιορισμοί για το ύψος χορηγήσεων από τις ιδιωτικές εταιρείες προς τα συνέδρια:

• Πανελλήνια Συνέδρια πραγματοποιούνται μία φορά το χρόνο από επιστημονικούς υγειονομικούς φορείς, που αντιστοιχούν στις αναγνωρισμένες ειδικότητες και εξειδικεύσεις του ΚΕΣΥ και σε όσους επιστημονικούς φορείς έχουν συμπληρώσει διάρκεια λειτουργίας ίση ή μεγαλύτερη των τεσσάρων ετών, με αποδεδειγμένα επιστημονικό και εκπαιδευτικό έργο. Η διάρκεια του επιστημονικού προγράμματος των εκδηλώσεων αυτών είναι τουλάχιστον δύο ημέρες, ο αριθμός συμμετεχόντων ίσος ή μεγαλύτερος των 100, και η χορηγία ενδέχεται να ανέρχεται έως και του ποσού των 30.000 ευρώ ανά εταιρεία/ χορηγό. Ο επιστημονικός φορέας/ εταιρεία δεσμεύεται ως προς την ακρίβεια και το αληθές των δηλωθέντων.
• Eπιστημονικές Ημερίδες/Διημερίδες διοργανώνονται από επιστημονικούς υγειονομικούς φορείς, έχουν διάρκεια μία ημέρα ή δύο ημέρες αντίστοιχα, ανεξαρτήτως αριθμού συμμετεχόντων, και χορηγία έως και 5.000 ευρώ ανά εταιρεία/χορηγό.
• Οι χορηγίες για τις επιστημονικές εκδηλώσεις διάρκειας μεγαλύτερης των 8 ωρών ανέρχονται έως του ποσού των 15.000 ευρώ ανά εταιρεία/ χορηγό.
• Κρατικοί φορείς, όπως νοσοκομεία, πανεπιστημιακές κλινικές, κλινικές του ΕΣΥ, εργαστήρια, έχουν την δυνατότητα διοργάνωσης επιστημονικών εκδηλώσεων (Συνέδρια, Ημερίδες, Εκπαιδευτικά Σεμινάρια), έως και 3 φορές ετησίως με ελεύθερη συμμετοχή. Οι εκδηλώσεις αυτές πραγματοποιούνται εγγύς της πόλης, που βρίσκεται το Νοσοκομείο (εντός των ορίων πρώην νομού ή παρακείμενου πρώην νομού), κατά προτίμηση στο αμφιθέατρο του Νοσοκομείου και χωρίς stands φαρμακευτικών εταιρειών, εφόσον πραγματοποιούνται στο χώρο του Νοσοκομείου. H μέγιστη χρονική διάρκεια των εκδηλώσεων αυτών δύναται να είναι έως και δύο ημέρες. Η χορηγία από κάθε εταιρία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ δύναται να ανέρχεται έως και του ποσού των 2.500 ευρώ με ανώτατο όριο από το σύνολο των εταιρειών/ χορηγών έως του ποσού των 10.000 ευρώ . Οι ειδικές περιπτώσεις υπέρβασης του προϋπολογισμού, εξετάζονται κατά περίπτωση (π.χ. εισαγωγή πτωματικών τεμαχίων από το εξωτερικό – συμμετοχή ξένων ομιλητών, κ.λ.π).
• Στη περίπτωση συνδιοργάνωσης διεθνούς επιστημονικής εκδήλωσης στην Ελλάδα με ελληνικό φορέα, τότε ο ελληνικός επιστημονικός υγειονομικός φορέας υποβάλλει αίτημα διοργάνωσης μέσω της Διαδικτυακής Εφαρμογής του ΕΟΦ για τα Επιστημονικά Συνέδρια. Ο διεθνής φορέας συμμετέχει με τουλάχιστον 50% του προϋπολογισμού και των ομιλητών. Η χορηγία προς τον ελληνικό επιστημονικό φορέα ανέρχεται μέχρι του ποσού των 30.000 ευρώ ανά εταιρεία/χορηγό.